Een vloeiend wervingsproces is essentieel voor effectieve personeelswerving. Deze moet niet alleen foutloos zijn, maar ook nog snel. In dit artikel beschrijven we de 6 hoofdstappen binnen het wervingsproces.
Het wervingsproces
Het wervingsproces bestaat uit een zestal fases. Deze fases doorloop je in feite altijd, maar de inhoud van de fases verschilt wel weer per organisatie. Zo moet in de ene organisatie een vacature eerst 2 weken intern uitgezet worden voor deze extern mag bijvoorbeeld. Een goed en eenduidig wervingsproces biedt niet alleen voor de recruiters en p&o’ers duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht, maar het schept ook de wederzijdse verwachtingen in de rest van de organisatie.
- Vacaturevraag
In de organisatie ontstaat een vacaturevraag. Iemand gaat weg op een afdeling of een divisie gaat uitbreiden. In deze fase is het belangrijk in kaart te hebben hoe je het ontstaan van nieuwe vacatures Hoe wordt deze vacaturevraag gemeld bij wie? Wie bepaalt of de vacature ook mag worden vervuld? En is het een eenmalige vacature of een vacature die vaker voorkomt en dus meer planmatig moet worden aangepakt?
- Functieprofiel
Als de vacature bekend is bij w&s, dient er gekeken te worden naar het functieprofiel. Is er reeds een goed functieprofiel voorhanden? Is deze nog up-to-date of is er sprake van een oud-functieprofiel die na 10 jaar uit de lade wordt getrokken? En is de informatie die erin staat volledig? Wanneer een functieprofiel niet eenduidig en concreet genoeg is, gaat het vaak mis met werven en selecteren. Het is dus essentieel om pas te gaan werven als er een goed functieprofiel aan ten grondslag ligt. Op basis van het functieprofiel wordt vervolgens de vacaturetekst geschreven. Een functieprofiel is namelijk niet hetzelfde als een vacaturetekst. Een vacaturetekst moet wervend zijn. Het moet de baan en de werkgever verkopen.
- Werving
In deze derde fase ga je werven. Wellicht eerst intern, maar daarna of tegelijkertijd extern. Ga je de vacature plaatsen op een jobboard en/of in een printmedium? Of ga je actief searchen in CV-banken of social networks? Hiervoor is het handig dat je weet wat het oriëntatiegedrag is van de doelgroep. Hoe oriënteert deze zich op een nieuwe baan? En of je je gaat richten op de actief zoekende (gemiddeld 15% van het arbeidspotentieel, nu door de recessie 11,3%) of ook de latente doelgroep (gemiddeld 55%) moet bereiken.
- Selectie
In fase 4 ga je op basis van de respons of gevonden CV’s een eerste selectie maken. Deze eerste selectie bel je wellicht eerst voordat je hen uitnodigt voor een eerste gesprek. Op basis van het eerste gesprek volgt een tweede en wellicht een derde gesprek. Selectie is een vak apart en wordt veelal uitgevoerd door de vacaturehouder of direct leidinggevende. Als recruiter of p&o is het van belang dat zij de kennis en kunde hebben van het (wervend) selecteren.
- Aanname
Op basis van de selectie wordt iemand aangenomen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat mensen snel hun contract krijgen, zodat ze snel tekenen. Het komt maar al te vaak voor dat het te lang duurt en mensen ondertussen een betere aanbieding hebben ontvangen of gaan twijfelen. Ook het arbeidsvoorwaardengesprek wil nog wel eens een drempel vormen, omdat de salariseisen toch hoger zijn dan verwacht. Het is dus van belang in het begin van de selectiefase (telefonisch of bij eerste gesprek) de eisen van de sollicitant in kaart te hebben. Dat voorkomt vervelende verrassing in deze op een na laatste fase.
- Evaluatie
In de evaluatiefase wordt terug gekeken op hoe het wervingsproces is verlopen. In de praktijk wordt dit veelal overgeslagen, waardoor er achteraf vaak weinig bekend is van het proces heeft opgeleverd. Wat ging goed en wat ging mis? Wat was de respons en hoeveel ervan was bruikbaar. Hoeveel eerste en tweede gesprekken zijn er gehouden en hoeveel aanbiedingen zijn gedaan? Wanneer je een recruitmentsysteem hebt kun je veel van de gegevens die je helpen bij het evalueren uit het systeem halen middels managementrapportages en statistieken.
Dit artikel verscheen eerder in aangepaste vorm op Recruitmentsystemen.nl